ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI

ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI

Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi, adalah proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada waktu yang diinginkan. Atau bisa diartikan pula dengan Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses dinamik; dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan dinterpretasikan.

Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan – artinya komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti. Komunikasi terjadi sepanjang waktu. Dalam organisasi Pendistribusian informasi dalam organisasi adalah cara-cara untuk memperoleh informasi dan berbagi informasi pada rekan kerja baik itu menggunakan metode-metode elektronik seperti situs web kolaborasi, intranet, dan apabila cara-cara dengan teknologi tidak dimungkinkan bisa jadi cara ini menggunakan arsip atau distribusi berkas secara manual. Atau bisa dikatakan pula bahwa Aliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan informasi dalam struktur organisasi dan metodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan informasi ini terkait dengan budaya organisasi, proses, waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai, pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.

Distribusi informasi biasanya digunakan sebagai cara untuk menjalankan rencana komunikasi dan merespon permintaan-permintaan (yang seringkali tidak disangka) akan informasi tertentu. Mekanisme aliran informasi Mekanisme informasi dapat mempengaruhi guna informasi itu sendiri saat informasi yang dibutuhkan tidak didapat tepat pada waktunya. Satu-satunya yang dapat memperbaiki kinerja aliran informasi ini adalah dengan adanya Rencana Pengelolaan Informasi (Communication Management Plan). Guetzkow (1965) menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi denga tiga cara :

1. Berurutan

2. Serentak

3. Kombinasi antara serentak dan berurutan

• Penyebaran Pesan Secara Berurutan

“penyampaian pesan secara berurutan merupakan bentuk pola komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi’’ ini dikemukakan oleh Haney (1962). penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik, jadi pesan disampaikan dari si A–> si B–> si C–> si D–> si E dalam serangkaian transaksi dua orang; dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke 1 (sumber pesan), mula-mula menginterpretasikan pesan yang diterimanya, dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.

Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara kepada siapa”. penyebaran tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya, Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak beraturan, jadi infomasi tersebut tiba ditempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan. karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka.

• Penyebaran Pesan Secara Serentak

Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, hanya melibatkan sumber pesan dan penerima yang mengiterprestasikan pesan sebagai tujuan akhir. Banyak organisasi yang mengeluarkan terbitan khusus, berbentuk majalah atau selebaran yang diposkan kepada semua anggota organisasi. Bila semua anggota departemen, fakultas, atau bagian-bagian lain menerima suatu imformasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak.

Pemilihan teknik penyebaran yang berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan pemikiran metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita kerjakan. Di pihak lain, suatu pertemuan mungkin merupakan cara untuk menyampaikan informasi kepada setiap anggota organisasi pada saat yang sama; tetapi seperti yang dapat anda duga, tidak semua orang dapat hadir karena pertemuan cukup jauh.

Memo merupakan media tertulis sedangkan pertemuan adalah bentuk lisan, atau suatu media tatap muka. Salah satu dari kedua metode tersebut atau kedua-duanya mungkin melancarkan penyebaran informasi secara serentak kepada sekelompok anggota organisasi; salah saatu kedua-duanya mungkin pula tidak efektif. Dengan berkembangnya media telekomunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagian organisasi. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing- masing. Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi.

Alat alat dan teknik dalam distribusi informasi

Empat alat-alat dan teknik yang diperlukan dalam mendistribusikan/ mengalirkan informasi ini:

1. Kemampuan berkomunikasi yang memungkinkan manajer menggunakan kesempatan untuk memanfaatkan dimensi-dimensi komunikasi yang ada.

2. Sistem untuk mengumpulkan dan memperoleh informasi.

3. Metode pendistribusian informasi

4. Proses pembelajaran tindakan (Lesson Learned Process).

Peranan Jaringan Kerja Komunikasi Analisis jaringan telah mengungkapkan sifat-sifat khas sejumlah peranan jaringan komunikasi. Berikut adalah tujuh peranan jaringan komunikasi, antara lain :

1. Kosmopolit Adalah individu yang melakukan kontak dengan dunia luar, dengan individu-individu diluar organisasi. Kosmopolit menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa-peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi.

2. Penghubung Adalah orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut.Penghubung mengkaitkan satuan-satuan organisasi bersama-sama dan menggambarkan orang-orang yang berlaku sebagai penyaring informasi.

3. Jembatan Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai.

4. Penyendiri Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya. Beberapa anggota organisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawai-pegawai lainnya tetapi jelas merupakan anggota klik bila pesan-pesan berkenaan dengan perubahan dalam kebijakan dan prosedur organisasi.

5. Penjaga gawang Adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar apat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui system tersebut.

6. Pemimpin pendapat Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua system social, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercaya orang-orang lainya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.

7. Anggota Klik - Klik adalah sebuah kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya. Prasyarat keanggotaan klik adalah bahwa individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lainnya, bahkan dengan cara tidak langsung. Klik terdiri dari individu-individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, dan yang merasa amat puas dengan kontak-kontak tersebut. Klik-terdiri dari individu-individu yang memiliki alasan formal, yang berhubungan dengan jabatan untuk melakukan kontak sekaligus juga mempunyai alasan informal yang bersifat antar pesona.

Sumber : Tidak diketahui.